我跟着一位从事美业的叫小周的朋友, 此人曾在长沙开设过三家美容院, 并且经营的时间接近八年之久。

最近她对我谈及会员管理方面的事务时, 讲述了一句令我记忆极为深刻的话语, 该话语的大致意思是以前使用Excel软件来进行会员数据的记录与管理工作, 简直就像是把蕴藏丰富价值的金矿石当作普通木材去烧火一般造成巨大的浪费。

我现在打算把她个人的这段经历完整无误地讲述给你听, 以便让你在阅读过后能够清楚地知晓美容院所采用的会员管理系统究竟应当如何使用才会更加合适。

美容院会员系统怎么使用？第一步别急着买

小周之前采用的是纸质台账加上Excel表格的管理模式, 导致三家店的会员信息分散在了三张不同的表格里面。

在2025年4月的时候, 有一位老客户的到期没有进行续费处理, 小周在翻阅记录才发现这个客户在去年就已经被标记为“流失预警”状态了, 但是当时她并没有给予足够的重视并加以应对。就在当天经过计算之后发现, 仅仅因为这个月内发生的人员流失情况, 涉及的卡项金额就近四万元之多了。

美容院会员系统怎么使用？先理清要管什么

她并没有立即去寻找软件, 而是花费了两天的时间来列出需求。这些需求包括会员档案、消费记录、到期提醒、储值余额以及转介绍追踪。她说, 如果能管住这五项内容, 那么门店的运营状况就会变得顺畅很多。

美容院会员系统怎么使用？ 

进入2025年5月之后, 她最终决定了去使用美务通这个工具。具体来说, 是选在了位于长沙五一广场的那一家门店里, 用掉了整个下午的时间来完成系统的导入工作。其进行的第一个步骤, 是将另外三家店铺里已经存在的会员数据统一录入到系统中, 总共计有一千二百条记录内容。

紧随其后开展的第二个步骤, 是针对消费周期以及到期提醒这两项功能设置相关的规则。最后实施的第三个步骤, 则是为前台工作人员和美容师这两位角色分配好各自对应的权限体系。直到当天的晚上七点半左右, 所有的准备工作全部成功运行并通畅无阻。 

那个变化是在第二周发生的时候才被大家发觉到的。系统会自动地去筛选出那些已经超过了三个月时间而没有再到店来的会员。然后前台的工作人员就在当天打了六十多个进行回访的电话。

结果最终能够回来做护理的这帮人, 一共有十一个人之多。她说了这样一个话, 说是到了以前的时候, 这个活儿全靠人来用脑子去记, 要是记得漏掉了一个的话, 那就会少掉一个。但是现在的话, 是系统中的机器在替你去进行盯着的。 

到了7月底的时段, 她拉出了那份季度报告来进行分析, 发现存在于储值客户群体之中的某一部分人, 这部分人主要只进行基础护理类的服务, 几乎不进行卡项方面的购买行为, 针对这样的状况, 她推出了包含护理和项目的打包方案, 在那个当月的数据表现中, 该群体的客单价实现了接近三成的增长幅度。

她后来对我表示, 你不需要花费太多的时间去查看报表内容, 每周仅仅需要抽出二十分钟的时间进行一个快速的整体浏览与了解, 这种做法的效果要比等到月底之后再去进行毫无头绪的繁琐计算和核对要好上一百倍多。

当我现在遇到有新开的美业门店朋友来问我问题的时候, 我就会把这一套操作流程发送给她, 这样她基本上只要一开始去操作的话就不容易走上弯路。